Plintant ekologijos ir įmonių socialinės atsakomybės idėjoms, vis daugiau verslo atstovų pagalvoja apie tai, kaip galėtų sumažinti savo kaštus ir administravimo sąnaudas, naudodami mažiau popieriaus ar orgtechnikos, reikalingos jų spausdinimui, dauginimui ar naikinimui. Tad ypač populiaru, kad valdant visus įmonės procesus, būtų kuo aktyviau naudojami e-dokumentai, diegiamos išmanios dokumentų valdymo sistemos (DVS), leidžiančios efektyviai komunikuoti ir žymiai greičiau dalintis aktualia informacija.
Būtent teisingas ir tvarkingas įmonės dokumentacijos valdymas bei administravimas lemia didelę dalį jos sėkmės. Dėl to, kad prisijungus prie savo paskyros, galima matyti visus dokumentus ir aktualią informaciją, susijusią su tiesioginiu jūsų darbu ir pareigomis.
Taip pat DVS sistemoje galima matyti strateginės veiklos planus, įvairius įsakymus, sąmatas, mėnesio ar ketvirčio pelno tikslus, planuojamas ir esamas pirkimo-pardavimo ar bendradarbiavimo sutartis. Naudojantis dokumentų valdymo sistema, galima realiu laiku matyti įvairių dokumentų ir jų projektų būsenas. Pavyzdžiui, ar jie yra ruošiami, redaguojami, tvirtinami ar aktualūs. Taip pat galima matyti žmones, kurie yra atsakingi už dokumento ruošimą ar tą sritį, kuriai jis priklauso: pardavimams, buhalterinei apskaitai, žmogiškųjų resursų ir personalo valdymui, rinkodarai ir pan.
Taip e-dokumentai, paspartina kasdieninius darbus ir padeda lengviau priimti sprendimus, įgyvendinti inovatyvias idėjas, projektus ir kitus veiksnius, padedančius siekti strateginių įmonės tikslų.
Savo ruožtu, įmonės vadovai, gali stebėti įvairius aktyvius veiksmus ir procesus, kurie vyksta ir matyti kas ką planuoja ir kuris padalinys ar žmogus yra atsakingas už konkretų veiksmą ar projektų vykdymą. Taip jie gali koreguoti procesų eigą, atsižvelgdami į finansinių ar žmogiškųjų resursų pokyčius ar aplinkos diktuojamus konkurencinius veiksmus. Taip pat ir įmonės, kurios aktyviai naudoja išmanias dokumentų valdymo sistemas ir e-dokumentus, didina savo konkurencinį pranašumą.
